La formación educativa abarca todos los aspectos a tener en cuenta en relación con los documentos electrónicos cuando se aborda un proyecto de administración. Se aborda desde una doble perspectiva, analizando por un lado la intención de la legislación, incluyendo todas las novedades recientes. Y las buenas prácticas internacionales, y por otro, viendo como las directrices se están implementando en la práctica (basado en la experiencia de la profesora que ha participado como consejera en numerosos proyectos de implantación de la gestión de documentos electrónicos en el ámbito de la e-administración). Estudia sistema de administración de documentos ya.
Objetivos
- Estar al tanto de la implicación de la gestión documental en la puesta en marcha de la e-administración.
- Establecer los conceptos básicos y la normativa de apoyo.
- Conocer los proyectos que se llevan a cabo.
- Corregir y discutir sobre las estrategias y soluciones prácticas en cada uno de los puntos donde debe actuarse en relación con la gestión documental.
Destinatarios
Garantes y técnicos de gestión documental y archivos en las administraciones públicas. Además a responsables y técnicos de tecnologías de la información que estén implantando o implantes proyectos de e-administración. Así como a funcionarios responsables de la automatización de procedimientos y/o partícipes en proyecto de implantación de la e-administración. Pero también, consultores y proveedores de herramientas y servicios para la gestión de documentos electrónicos. En resumen a profesionales en período de formación que tengan interés en estos temas.
Sistema De Administración De DocumentosMetodología
La entrada a los contenidos del curso a través de la plataforma de e-learning, permite al alumno flexibilidad de aprendizaje. Sin embargo, se marcarán los ítems fundamentales de consulta, entrega y participación en las distintas actividades que forman parte del curso. La inducción se compone de 2 Módulos de contenidos, a los cuales se irá dando acceso escalonado, siendo obligatorio completar las actividades de cada uno antes de pasar al siguiente.
Se pretende una interacción profesor-alumnos máxima, por lo que los foros y otros medios serán básicos en la realización de este curso. Las reuniones están diseñadas para que el tiempo de dedicación diario estimado sea de 2 horas a 2 horas 30 minutos, contando con todas las actividades posibles a realizar: estudio, ejercicios, correo, etc.
Evaluación
Se calculará el grado de seguimiento y participación de los alumnos durante el desarrollo del curso on-line, según los criterios establecidos a tal efecto.
Temario Del Curso
Sesión 1: La gestión de documentos electrónicos en el contexto de la e-administración
- Fundamentos y contexto
- Legislación y normativa
- La Agenda digital latinoamericana
- Las reglas relacionadas con la gestión de documentos. La normas ISO relacionadas con la gestión de los documentos electrónicos. Las normas relacionada con las funcionalidades del software gestión documental. Las normas de descripción archivística
- Trabajo documental en el entorno de la e-administración en Colombia
- La bases. Grado de implantación
- Los conceptos básicos. Documento electrónico. Expediente electrónico. Archivo electrónico
- Participación de los profesionales de la documentación
Módulo 2: ¿Cómo abordarlo desde una Administración?
- Factores a tener en cuenta
- Estrategias
- Además tecnología
- Reglas
- Personas
- Por otro lado, los puntos de actuación
- Entrada de documentos
- Registro electrónico
- Pero también, registro en papel + digitalización garantizada
- Entrada sin registro
- Tramitación de documentos. Recepción de documentos
- Incorporación documentos internos
- Apertura y cierre de expedientes
- Así como contextualización de documentos
- Documentos desmaterializados en datos
- Archivo de documentos
- Por otra parte, repositorio de documentos electrónicos
- Disposición
- Conversión de formatos
- Migración de sistemas
- Mantenimiento de firmas
- Acceso a los documentos electrónicos
- Acceso electrónico
- Notificaciones electrónicas y registro de salida
- Obtención de copias
- Interoperabilidad
- Los modelos de implantación
- Los modelos tecnológicos
- Planes de implantación